نرم افزار خزانه داری چیست؟ و چه امکاناتی دارد
مدیریت وجوه نقد و نظارت بر نقدینگی یکی از اصلی ترین دغدغه های شرکت ها می باشد. با استفاده از نرم افزار خزانه داری می توان اموری از قبیل مدیریت تضامین، تنخواه، وجوه نقدی، کنترل روی دریافت و پرداخت را انجام داد. آشنایی با این نرم افزارها موجب می شود که حسابدار درک بهتری از حسابداری بازار کار داشته باشد. به منظور یادگیری و آموزش حسابداری باید با انواع نرم افزار حسابداری آشنا شد.
آشنایی با سیستم خزانه داری
در شرکت ها و سازمان ها می توان با استفاده از سیستم خزانه داری، جریان نقدینگی را مدیریت کرد. این سیستم برای دریافت و پرداخت وجوه نقد طراحی شده است. برای درک بهتر این موضوع یک مثال را مطرح می کنیم. هنگامی که شما قصد داریم که وجوه نقدی خود را از حساب پس انداز به حساب جاری انتقال دهید، پول شما در دسترس خواهد بود. در این حالت می توانید از آن در مواقع ضروری برداشت کنید! با این کار عملا توانسته اید جریان نقدینگی در حساب خود را مدیریت کنید.
با توجه به مثالی که ذکر شد باید گفت که سازمان ها و شرکت های بزرگ نیز مانند شما باید بتوانند روی جریان نقدینگی شرکت کنترل و مدیریت داشته باشند. به همین دلیل از سیستم های خزانه داری مانند نرم افزار خزانه داری استفاده می کنند. مدیریت وجه نقد در هر سازمانی از کوچک تا بزرگ بسیار اهمیت دارد. می توان گفت که این کار باید به صورت تمام وقت و توسط یک تیم انجام شود.
ابزارهای مناسبی برای بهبود استراتژی مالی شرکت در دسترس هستند. با توجه به اینکه در یک شرکت با حجم زیادی از انواع پرداخت و بدهی سر و کار دارید، تنها یک سیستم خزانه داری می تواند موجب شود که این امور با دقت و به صورت اصولی انجام شوند. عقد قرارداد ها، صدور ضمانت نامه، دریافت و پرداخت وجوه نقد و … همگی توسط این سیستم قابل انجام هستند؛ چراکه حجم معاملات و دیتا در یک شرکت بسیار گسترده می باشد.
نرم افزار خزانه داری چیست؟
با استفاده از نرم افزاری خزانه داری می توان نسبت به کنترل وجه نقد و اسناد دریافتی و پرداختی در هر شرکت اقدام کرد. مکانیزه کردن سیکل دریافت و پرداخت از اصلی ترین امکانات این نرم افزار حسابداری می باشد. در نتیجه به منظور ثبت عملیات خزانه داری نیازی نیست که سند مالی مستقلی صادر شود و در واقع تمامی تراکنش های مالی به صورت خودکار انجام می شوند. نظارت و کنترل روی گردش وجوه نقد، مدیریت منابع جاری، ارزیابی موجودی نقدی شرکت و مدیریت منابع شرکت در آینده از مواردی است که با استفاده از این نرم افزار قابل انجام هستند.
برای انجام عملیات دریافت و پرداخت در نرم افزار حسابداری می توان از واحد هایی مانند ریال و تمامی ارزهای تعریف شده در سیستم مورد نظر استفاده کرد. بدین وسیله می توان با ابزاری جامع نسبت به کنترل منابع نقدی و اسنادی سازمان اقدام کرد.
امکانات نرم افزار خزانه داری
یک نرم افزار خزانه داری که برای کنترل و مدیریت وجوه نقد مورد استفاده قرار می گیرد، علاوه بر این مورد باید امکانات متعددی را در اختیار شرکت قرار دهد. امکانات این نرم افزار شامل موارد زیر می باشد:
امنیت بالا و امکان حفظ اطلاعات مالی شرکت و عدم اجازه برای سوء استفاده از آنها
- قابلیت مدیریت و کنترل منابع مالی
- امکان تفکیک حساب های شرکت از یکدیگر
- قابلیت جلوگیری از دسترسی به اطلاعات مالی
- حفظ حریم خصوصی در رابطه با اطلاعات شرکت
- رابط کاربری آسان برای مدیریت دسترسی به اطلاعات
- اتوماتیک شدن فرآیند ها در شرکت
- افزایش راندمان شرکت
- امکان صرفه جویی در زمان
- افزایش کارایی
- بالا رفتن دقت در ثبت ورود اطلاعات مالی
- امکان انجام محاسبات به صورت دقیق و شفاف
- قابلیت ساماندهی اطلاعات مالی و طبقه بندی آن ها
- منعطف بودن نرم افزار در ثبت اطلاعات
- امکان مدیریت و نظارت انواع درخواست ها
- فراهم شدن امکان تمرکز روی درخواست های اصلی و مهم
اهمیت سیستم نرم افزار خزانه داری
روزانه افراد و شرکت های کوچک وجوه نقدی خود را بین حساب های خود جابجا می کنند. این وجوه نقدی بر طبق هزینه هایی که برآورد شده است یا بر اساس هزینه های بالقوه باید انتقال داده شوند. روند انتقال و جابجایی هزینه ها در سازمان های بزرگ با این مورد متفاوت می باشد. می توان گفت که مدیریت هزینه ها در یک سازمان بزرگ تر، بسیار پیچیده می باشد. این موضوع در این سازمان ها با عنوان هایی مانند مدیریت نقدینگی یا مدیریت ریسک شناخته می شود.
این امکان وجود دارد که هزینه های کلان شرکت ها از پول نقد موجود در حساب های جاری یا پس انداز آن ها بیشتر باشد! به همین دلیل سازمان ها درخواست خود را برای دریافت وام به منظور جبران و تامین کمبود نقدینگی ارائه می دهند. به همین دلیل می توان گفت که مدیریت وام های کلان و مدیریت وجوه نقد با استفاده از سیستم نرم افزار خزانه داری بسیار اهمیت دارد. می توان گفت که بدون وجود این سیستم عملا امکان مدیریت نقدینگی در شرکت ها وجود ندارد.
نرم افزار خزانه داری چه کاربرد هایی دارد؟
با توجه به آنچه که تا کنون در خصوص سیستم های خزانه داری ذکر شد، باید گفت که این سیستم دارای کاربردهای مختلفی مانند مدیریت نقدینگی، مدیریت ریسک و مدیریت مالی شرکت می باشد و کاربرد نرم افزار خزانه داری در این حیطه ها است. این سیستم تاثیر زیادی در کنترل و مدیریت وجوه نقد در شرکت های مختلف دارد. بهترین نرم افزار حسابداری شرکتی می تواند موجب شود که سرعت و دقت در محاسبات نیز بالاتر رود.
1. مدیریت نقدینگی با استفاده از سیستم خزانه داری
این امکان وجود دارد که با استفاده از سیستم خزانه داری، نسبت به مدیریت نقدینگی اقدام کرد. بخش مهمی از این بخش مربوط به مدیریت هزینه هایی می باشد که قبلا پیش بینی شده باشند. تمرکز اصلی مدیریت نقدینگی روی کارایی عملیات و بهینه سازی فرآیند می باشد. اگر بخواهیم این موضوع را به زبان ساده بیان کنیم باید گفت که از این طریق می توان جریان نقدینگی را به حساب ها کنترل کرد. به این معنی که این امکان فراهم می شود که بر ورود و خروج پول به حساب نظارت شود.
این مراحل بدین منظور صورت می گیرد که این اطمینان وجود داشته باشد که شرکت نقدینگی کافی برای انجام امور مختلف را دارد. برخی از فعالیت های عملیاتی مدیریت نقدینگی از طریق نرم افزار خزانه داری به شرح زیر می باشند:
- کنترل روی دریافت و پرداخت وجوه نقد بر اساس استاندارد ها
- امکان محاسبه و کنترل نقدینگی کل شرکت
- فراهم آوردن شرایطی برای بررسی بیشتر تراکنش های مالی
- نظارت روی مانده وجوه نقد به منظور کسب اطمینان از درستی محاسبه نقدینگی شرکت
- امکان مدیریت حساب های نقدی و توسعه آن ها
- فراهم آوردن شرایط برای تهیه گزارش از مدیریت نقدینگی شرکت
2. مدیریت ریسک با استفاده از سیستم خزانه داری
سرمایه شرکت ها و سازمان ها همواره تحت تاثیر خطرهای احتمالی قرار دارد. به همین دلیل در این حالت موضوع مدیریت ریسک مطرح می شود. طیف گسترده ای از موارد مانند عدم داشتن امنیت مالی، خطاهای مدیریتی، وجود مسئولیت های حقوقی، حوادث و بلایای طبیعی می توانند در این موضوع دخیل باشند. برخی از فعالیت های اصلی در حوزه مدیریت ریسک که با استفاده از نرم افزار خزانه داری مرتفع می شوند عبارتند از:
- ریسک ارز ناشی از عملیات های معاملات مالی و عملیات خارج از کشور
- ریسک نرخ بهره به علت وجود نوسانات هزینه های استقراض
- ریسک کالا به علت بروز تغییر در قیمت مواد اولیه
- ریسک خطر اعتباری به دلیل عدم پرداخت فاکتور توسط مشتری
- ریسک نقدینگی به دلیل کمبود وجوه نقد
- ریسک خطر عملیاتی به علت احتمال تقلب و یا تغییر در فناوری
3. مدیریت مالی با استفاده از سیستم خزانه داری
شرکت ها و سازمان ها به منظور تامین مالی هزینه های خود از وام و سرمایه گذاری بهره می برند که با نام مدیریت مالی شناخته می شود. در این نوع سیستم خزانه داری مواردی مانند برنامه ریزی استراتژیک بسیار اهمیت دارند. در ان حالت استراتژی مالی و منابع بالقه بودجه بر طبق اهداف مدیران تعیین می شوند. شرکت های مالی باید در خصوص مدیریت اجرایی و تجزیه و تحلیل استراتژیک برنامه ریزی داشته باشند. معمولا از واژه مدیریت مالی به منظور برنامه ریزی کوتاه مدت یا بلند مدت استفاده می شود، اما باید گفت که اغلب استراتژی ها به صورت بلند مدت برنامه ریزی می شوند.
4. مدیریت اجرایی با استفاده از سیستم خزانه داری
یکی دیگر از کاربردهای نرم افزار خزانه داری، مدیریت اجرایی می باشد. بر این اساس می توان به موارد زیر دست پیدا کرد:
- امکان داشتن استراتژی برای دریافت وام یا سرمایه گذاری به صورت بلند مدت
- قابلیت هماهنگی فعالیت های مربوط به خزانه داری با استراتژی کلی مالی شرکت
- امکان مدیریت فرآیندهایی که مربوط به بودجه بندی سرمایه اند.
- بهینه کردن منابعی که مربوط به بودجه کوتاه مدت و بلند مدت هستند.
- امکان ایجاد تعادل در منابع بودجه های داخلی و خارجی
خزانه داری در نرم افزار حسابداری
همانطور که ذکر شد خزانه داری در نرم افزار حسابداری می تواند روی مواردی از قبیل مدیریت وجوه نقد، مدیریت مالی و مدیریت ریسک موثر باشد. نمی توان تصور کرد که یک شرکت بدون بهره مندی از نرم افزار خزانه داری بتواند مدیریت و کنترل دقیقی روی وجوه نقدی شرکت داشته باشد. به همین دلیل استفاده از این نرم افزار برای شرکت های بزرگ و کوچک یکی از ضروریات می باشد. خزانه داری ارزی یکی از پروسه های مالی است که با استفاده از این نرم افزار امکان پذیر است.
کلام آخر
سیستم خزانه داری به منظور استفاده از وجوه نقد شرکت در عملیات مالی مورد استفاده قرار می گیرد. در این راستا حسابداران باید با انواع نرم افزار خزانه داری که برای مدیریت وجوه نقد طراحی شده اند، آشنا شود. این نرم افزارها می توانند موجب ایجاد سرعت و دقت بالاتر در محاسبات مالی شرکت شوند.
