تنخواه گردان حسابداری چیست؟ با انواع تنخواه در حسابداری آشنا شوید

تنخواه گردان حسابداری چیست یکی از سوالاتی است که در حسابداری ممکن است پرسیده شود. به همین دلیل ما قصد داریم در این خصوص صحبت کنیم. در این خصوص مواردی مانند انواع تنخواه گردان در حسابداری دولتی، بستن حساب تنخواه گردان و ماهیت حساب تنخواه گردان مطرح می گردند.

در هر اداره ای خرید ملزومات اداری یکی از چالش هایی که باید برای آن راه حلی پیشنهاد شود. خرید ملزومات برای شرکت هزینه هایی در پی دارد. به منظور حمل آنها نیز باید مبالغی به صورت جداگانه پرداخت شود. مسلما پرداخت هزینه ها و فرآیند تهیه ملزومات برای شرکت هزینه و زمان تلف شده در بر دارد.

شرکت ها با گذشت زمان فعالیت خود را گسترده تر کردند و همین امر موجب تحمیل هزینه های ریز و درشت برای آنها شد. مدیریت هزینه های شرکت یکی از دغدغه های مهم این مراکز به شمار می رود. بدین منظور یک راه حل بسیار کاربردی در نظر گرفته شده است که از آن با نام تنخواه گردان حسابداری یاد می شود.

با توجه به اینکه به منظور سرعت دهی در انجام امور مالی از نرم افزارهایی مانند نرم افزار سپیدار استفاده می شود، در خصوص ایجاد نظم و جلوگیری از اتلاف وقت، تنخواه گردان می تواند کارایی بسیار زیادی داشته باشد.

تنخواه گردان حسابداری چیست؟

در مورد اینکه تنخواه گردان حسابدار چیست در این بخش صحبت خواهیم کرد. تنخواه گردان حسابداری (Imprest Funds) پول نقدی است که به منظور خرید ملزومات و یا رفع نیازهای شرکت ها به کارمندان داده می شود. پرداخت سریع ملزومات مورد نیاز یکی از مزایای تنخواه گردان می باشد. در این صورت بدون نیاز به داشتن چک یا اوراق، روند پرداخت تسهیل می شود.

بدین منظور باید شرکت ها به صورت سالانه مبالغی را به عنوان تنخواه گردان در حساب خود ذخیره کنند. این مبالغ در ازای دریافت رسید به کارمندان سپرده می شوند. در انتهای سال مالی به این مخارج از طریق حسابداری رسیدگی می شود. در صورتی که مبلغی از آن باقی مانده باشد، به صندوق شرکت برگشت می خورد.

شخصی که از تنخواه گردان استفاده می کند به عنوان مامور خرید شرکت در نظر گرفته می شود. در نتیجه وظیفه دارد که مدارک پرداخت مانند رسید، فاکتور و یا قبض را نگهداری کند. ممکن است مبالغ بسیار اندک باشند؛ اما مدرک همین مبالغ پرداختی نیز باید نزد کارمند نگهداری شود. در پایان دوره های مالی هزینه های جزئی با یکدیگر جمع می شوند و در نتیجه یک هزینه کلی و بالا ایجاد می شود. هزینه های مربوط به حساب تنخواه باید از طریق سندهای واضح و رسمی به حسابداری تحویل داده شوند. تمامی اسناد باید دارای مواردی مانند زمان پرداخت و هزینه پرداخت باشند.

تنخواه دار چه کسی است؟

ما در این مقاله در خصوص اینکه تنخواه گردان حسابداری چیست، مواردی را ذکر کردیم. حال باید در خصوص تنخواه دار نیز مطالبی را بیان کنیم. تنخواه گردانی باید توسط شخصی به نام تنخواه دار انجام شود. در موسسات بزرگ تنخواه داری شغلی حساس و مهم می باشد. افرادی که مسئول آن هستند باید افراد قابل اعتمادی باشند و از طرف هیئت مدیره تعیین شده‌باشند. وظایف مختلفی برای این افراد در نظر گرفته شده‌است که عبارتند از:

• انجام هزینه ها و خریدها و استفاده از فاکتور و سند هزینه برای اینکه خلاصه های پرداخت تنخواه گردان تهیه شوند.
• پرداخت کننده بودن تنخواه دار و عدم مسئولیت در تامین هزینه و خرید
• دریافت اعتبار مورد نیاز به عنوان تنخواه از رئیس شرکت و تخصیص این وجه برای هزینه های جانبی
• تامین هزینه ها از محل مورد نظر بعد از دریافت دستور از مافوق
• تحویل گواهی، سند و فاکتور از واحد های درخواست کننده تنخواه
• ارائه اسناد و مدارک به بخش حسابداری
• تلاش در جهت بهبود و ترمیم وضعیت تنخواه
• ثبت تنخواه در دفاتر و درج زمان و تاریخ
• بازگرداندن منابع مالی که استفاده نشده اند.
• تسویه تنخواه گردان با تنظیم یک صورت جلسه
• ارائه صورت های مالی به منظور نشان دادن مغایرت در انتهای ماه

اهداف تنخواه گردان حسابداری چه هستند؟

در راستای اینکه بدانیم تنخواه گردان حسابداری چیست، باید در خصوص اهداف آن صحبت کنیم. بدین منظور مهم ترین اهداف تنخواه گردان حسابداری را در این بخش ذکر خواهیم کرد:

• امکان پرداخت سریع هزینه های شرکت: پرداخت هزینه های جزئی که برای شرکت وجود دارد در این صورت در کوتاه ترین زمان انجام می شود. همچنین امکان استفاده از آن برای پرداخت هزینه های ضروری نیز وجود دارد.
• کمترشدن حجم محاسبات حسابداری: کاهش حجم محاسبات مربوط به پرداخت با استفاده از تنخواه گردان ممکن خواهدشد. در صورتی که پرداخت های کوچک نیز به سمت پرداخت بانکی بروند، عملیات حسابداری نیز کند تر می شود. با پرداخت هزینه های کم با استفاده از تنخواه این فشار کمتر می شود.
• امکان نظارت و کنترل روی وجوه نقد مجموعه: با استفاده از تنخواه گردان می توان نسبت به کنترل وجوه نقدی به منظور هزینه های جزئی اقدام کرد.

انواع تنخواه گردان

همانطور که در بخش اینکه تنخواه گردان حسابداری چیست، ذکر شد استفاده از تنخواه می تواند موجب تسریع در پرداختی های جزئی شرکت شود. جالب است بدانید که تنخواه گردان دارای انواع مختلفی است که در این خصوص می توان از تنخواه متغیر، ثابت، نقدی،  تنخواه تعهدی، اصلی و فرعی نام برد. هر کدام از این انواع تنخواه کاربرد مختص به خود را دارند؛ اما از نظر ماهیت مانند هم هستند و تفاوت چندانی ندارند. در حسابداری باید با این مفاهیم به صورت دقیق آشنا باشیم.

کلام آخر

در این مقاله در خصوص اینکه تنخواه گردان حسابداری چیست، مطالبی شرح داده‎‌شد. همانطور که ذکر شد هزینه های جانبی شرکت که ممکن است مبلغ زیادی هم نباشند از طریق تنخواه گردان تامین می شوند. کسی که مسئولیت این کار را به عهده می گیرد، تنخواه دار نام دارد و باید مدارکی که از بخش های مختلف به دلیل ارائه تنخواه دریافت کرده است، به حسابداری تحویل دهد.

تنخواه گردان حسابداری یکی از اصلی ترین مواردی است که در شرکت های بزرگ باید به آن توجه شود و در انتهای سال مالی مبلغ آن از طریق حسابداری محاسبه شود. این کار موجب می شود که هزینه های جزئی شرکت نیز مشخص و قابل استناد باشند.