چه نرم افزار حسابداری برای شرکتم بخرم؟

یکی از چالش‌های مدیران بنگاه‌های اقتصادی و بخش مالی این است که چه نرم افزار حسابداری برای شرکتم بخرم؟ با تهیه یک نرم افزار جامع و یکپارچه متناسب با نوع فعالیت واحد تجاری می‌توان وقایع مالی را بدون خطا ثبت و نگهداری نمود. در این سری از مقالات حساب بین شما را با موضوعاتی از قبیل نرم افزار حسابداری چیست؟ دلایل استفاده از نرم افزار حسابداری، ویژگی‌های نرم افزار حسابداری و معرفی نرم افزار حسابداری بیشتر آشنا می‌نماییم. تا پایان با ما همراه باشید.

نرم افزار حسابداری چیست؟

واحدهای اقتصادی در گذشته از روش‌های مختلف مانند حسابداری سنتی برای ثبت و نگهداری رویدادهای مالی شرکت استفاده می‌کردند. امروزه با پیشرفت و توسعه کسب و کارهای مختلف و تصویب قوانین مالیاتی گوناگون از سوی سازمان امور مالیاتی کشور استفاده از روش حسابداری دستی جوابگوی نیازهای بنگاه اقتصادی نیست.

از این رو نرم افزار حسابداری به عنوان یک ابزار دقیق بر اساس پایه و مفاهیم حسابداری برای ورود اطلاعات خام، پردازش و خروج آن‌ها در قالب گزارش‌های مالی مختلف مورد نیاز استفاده کنندگان داخلی و خارجی از وضعیت عملکرد مالی شرکت تهیه و عرضه شده است.

یک نرم افزار حسابداری مانند یک دستیار مالی در کنار مدیران مالی و حسابدارن عمل می‌کند و از ماژول‌های مختلفی مانند خزانه داری، حساب‌های دریافتی و پرداختی، حقوق و دستمزد، موجودی مواد و کالا و غیره که هر یک وظایفی را بر عهده دارد تشکیل شده است. با استفاده از این ابزار دیگر نیازی به ثبت اطلاعات مالی به روش دستی و سنتی که همواره با خطای دید و اشتباهاتی برخوردار بود نیست.

نرم افزار حسابداری استانداردهای واحدهای نظارتی مانند سازمان امور مالیاتی کشور را رعایت می‌کند و در صورت نیاز گزارش‌های بسیار دقیقی از وضعیت مالی شرکت ارایه می‌نماید. جالب توجه است که نرم افزار با در نظر گرفتن ساختار و خصوصیات کسب و کارهای مختلف دارای انواع گوناگونی است.

کارکرد اصلی نرم افزار حسابداری عبارت است از:

• ثبت و بایگانی اطلاعات
• پردازش داده‌ها
• گزارش‌گیری و سیستماتیک کردن فرآیند‌های مالی

دلایل استفاده از نرم افزار حسابداری
امروزه استفاده از نرم افزار حسابداری در میان کسب و کارهای گوناگون (خرد و کلان) لازم و ضروری است، زیرا با استفاده از آن محاسبات با دقت و سرعت بیشتری انجام می‌شود و گزارشات درست و دقیقی را می توان از اوضاع مالی شرکت در هر لحظه و در کوتاه‌ترین زمان به درستی استخراج کرد.

دلایل استفاده از نرم افزار حسابداری عبارت است از:
افزایش سرعت فعالیت‌های مالی و حسابداری
یکی از بارزترین دلایل استفاده از نرم افزار حسابداری بالا بردن سرعت فعالیت‌های مالی و حسابداری است. بی شک در صورت عدم استفاده از نرم افزار حسابداران مجبورهستند برای یافتن اسناد و اطلاعات مالی زمان بسیار زیادی را صرف گشتن در میان دفاتر حسابداری نمایند.
افزایش دقت در زمان محاسبات
با استفاده از نرم افزار حسابداری اطلاعات مالی با حداقل خطا و اشتباه در مقایسه با روش‌های سنتی وارد می‌گردد. در صورت بروز اشتباه در روش دستی حسابداران مجبور هستند برای یافتن خطا ساعت‌ها صرف پیدا کردن اسناد و مدارک نمایند، بنابراین نرم افزار حسابداری جایگزین بسیار مناسبی است.
مدیریت جریان‌های نقدینگی
نرم افزار حسابداری این امکان را فراهم کرده است که کلیه دریافت‌ها و پرداخت‌های نقدی یک واحد اقتصادی به درستی ثبت شود، در نتیجه می‌توان گزارش دقیقی از میزان نقدینگی شرکت به دست آورد و از هزینه‌های اضافی و مازاد جلوگیری به عمل آورد.
سهولت دسترسی به اطلاعات
در گذشته حسابداران برای یافتن اطلاعاتی از قبیل سند حسابداری مجبور بودند کلیه اسناد مالی شرکت را بررسی نمایند، ولی با کمک نرم افزار با وارد کردن اطلاعاتی نظیر اسم فاکتور و یا تاریخ سند مربوطه می‌توان به راحتی آن‌را پیدا کرد. هم‌چنین امکان دسترسی به صورت‌های مالی سال‌های گذشته به تفکیک فراهم هست.
گزارش‌گیری آسان
با کمک نرم افزار حسابداری گزارشات بسیار دقیقی در کمترین زمان از خرید و فروش،‌ صورت وضعیت چک‌های دریافتی و پرداختی، میزان نقدینگی،‌ هزینه‌ها، موجودی مواد و کالا، ترازنامه، صورت‌حساب سود و زیان و غیره جهت برنامه‌ریزی و تصمیم‌ گیری درست برای آینده به دست می‌آید.
امنیت اسناد مالی
در گذشته اسناد و اطلاعات مالی به صورت کاغذی نگهداری می‌شد که همواره خطراتی مانند گم شدن اسناد، مخدوش شدن و غیره را به همراه داشت. ولی امروزه با کمک نرم افزار حسابداری کلیه اطلاعات به صورت سیستمی و کاملا صحیح ثبت می‌گردد. هم‌چنین با استفاده از نرم افزار ابری می‌توان در چند سرور از اطلاعات نسخه پشتیبان تهیه نمود و در صورت لزوم از آن استفاده کرد.
صرفه جویی در هزینه‌ها
نرم افزار حسابداری امکان ورود و ثبت کلیه اطلاعات مالی یک واحد اقتصادی را در کوتاه‌ترین زمان فراهم کرده است. بنابراین هر یک از اعضای واحد مالی می‌توانند کار بیشتر در مدت زمان کمتری به راحتی انجام دهند و دیگر نیازی به استخدام نیروی مازاد تحت عناوین کمک حسابدار، کارشناس حسابداری و غیره نخواهد بود.
الزامات سازمان‌های نظارتی
یکی از دلایل اصلی استفاده از نرم افزار حسابداری قوانین و الزامات سازمان‌های نظارتی مانند سازمان امور مالیاتی و بیمه تامین اجتماعی است که در موعدهای مقرر باید گزارشات لازم را به آن‌ها تقدیم نمود.

ویژگی‌های نرم افزار حسابداری
قبل از انتخاب نرم افزار حسابداری بهتر است ویژگی‌های آن را مد نظر قرار داد و با توجه به نوع فعالیت واحد اقتصادی اقدام به تهیه آن نمود. برخی از خصوصیاتی که یک نرم افزار پرکاربرد باید به همراه داشته باشد عبارت است از:
خدمات قوی پشتیبانی
یک نرم افزار حسابداری باید از نیروی پشتیانی بسیار خوبی برخوردار باشد تا در صورت بروز مشکل بتوانند آن را از طریق اینترنت و یا حضوری برطرف نمایند.
خدمات آموزش به تیم حسابداری
شرکت سازنده نرم افزار حسابداری باید نیروی زبده جهت آموزش به تیم حسابداری خریدار داشته باشد.
کاربری آسان نرم افزار حسابداری
نرم افزار حسابداری باید دارای محیط کاربری آسان باشد تا افرادی که با آن سر و کار دارند بتوانند به راحتی از آن استفاده نمایند.
فضای امنیتی نرم افزار حسابداری
نرم افزار حسابداری باید دارای امکاناتی از قبیل محدود کردن دسترسی‌ها باشد، تا هر کاربر نتواند وارد حساب‌های خاص شود و آن‌را به نفع خود تغییر دهد.
قیمت مناسب نرم افزار حسابداری
قیمت نرم افزار حسابداری از اهمیت بسیاری برخوردار است و باید با توجه به نوع فعالیت واحد اقتصادی نوع مناسب آن (فروشگاهی، تولیدی، خدماتی- تجاری، صنفی) انتخاب شود.

انواع نرم افزار حسابداری
نرم افزار حسابداری از بخش‌های مختلفی تشکیل شده است که با قرارگیری در کنار یکدیگر یک نرم افزار جامع مالی را شکل می‌دهند. جالب توجه است با توجه به نوع فعالیت واحد اقتصادی نرم افزار متناسب با آن حرفه تهیه و تولید شده است که پاسخگوی نیاز مدیران و بخش مالی آن واحد است. نرم افزار حسابداری از لحاظ کاربرد به انواع زیر تقسیم بندی می‌شود:

• نرم افزار حسابداری فروشگاهی: این نوع نرم افزارها برای فروشگاه‌های مختلف مانند زنجیره‌ای،‌هایپر مارکت‌ها و غیره بسیار مناسب هستند.
• نرم افزار حسابداری تولیدی: این شکل از نرم افزارها مناسب برای واحدهای تولیدی و کارخانه‌ها است.
• نرم افزار حسابداری شرکتی: مناسب برای شرکت‌های مختلف بازرگانی، خدماتی و تولیدی مختلف هست.
• نرم افزار حسابداری صنفی: برای اصناف مختلف قابل استفاده است.

نرم افزار حسابداری از نظر مدل ارایه به دو بخش تقسیم می‌شود:

• نرم افزار حسابداری سنتی (on premises): برای اجرای این‌گونه نرم افزارها نیاز به خریداری یک رایانه به عنوان سرور و پیاده سازی آن روی یک کامپیوتر از طریق سی دی نصب است و این امر به تبع هزینه بیشتری نیز دارد.
• نرم افزار حسابداری ابری تحت وب : در این حالت کلیه تجهیزات و زیر ساخت برای اجرای نرم افزار توسط یک ارایه دهنده بیرونی شکل می‌گیرد و شرکت از راه دور و از طریق اینترنت از نرم افزار استفاده می‌کند، به طبع این روش هزینه کمتری نیز دارد.

معرفی نرم افزار حسابداری 

امروزه نرم افزار حسابداری جایگزین حسابداری دستی که بسیار زمان‌گیر بود شده است، این ابزار بسیار دقیق و کاربردی است و با سامان‌دهی و منظم کردن داده‌های مالی گزارشات بسیار دقیق که مورد نیاز مدیران است را در هر لحظه فراهم می‌کند. برخی از مدل‌های به روز و بسیار کاربردی نرم افزار حسابداری عبارتند از:

نرم افزار حسابداری سپیدار

نرم افزار حسابداری سپیدار برای کسب و کارهای مختلف مانند پیمانکاری، خدماتی، بازرگانی، پخش مویرگی و تولیدی مدل‌های متناسبی دارد. از جمله ویژگی‌های این نرم افزار عبارتند از:

• نرم افزار حسابداری سپیدار بسیار پیشرفته است و گزینه بسیار مناسبی برای کد گذاری هست.
• نرم افزار قابلیت آپدیت و آماده کردن انواع اظهارنامه‌های مالیاتی را دارد.
• پشتیبانی نرم افزار بسیار قوی است.
• گزارشات مورد نیاز مدیریت را در کوتاه‌ترین زمان با دقت بسیار زیاد ارایه می‌دهد.
• انجام امور حسابداری با نرم افزار بسیار ساده و آسان است.
• نرم افزار کاملا به روز است و با قوانین تصویب شده کشور هماهنگی دارد.
• در قیاس با سایر نرم افزارها قیمت مناسب و مقرون به صرفه‌ای دارد.
• چند کاربر به صورت همزمان می‌توانند از نرم افزار استفاده نمایند.
• محاسبات حسابداری با استفاده از نرم افزار کاملا دقیق انجام می‌شود.
  نرم افزار حسابداری ابری راهکاران
  با تهیه نرم افزار حسابداری ابری راهکاران ابری کلیه روندهای فعالیت شرکت از قبیل انبار، قسمت مالی، فروش و پخش و غیره در کمترین زمان و صرفه جویی در هزینه قابل مدیریت کردن است. از ویژگی‌های برجسته این نوع نرم افزار این مورد است که دیگر نیازی به تهیه تجهیزات مانند سخت افزار نیست و می‌توان از راه دور در هر نقطه به صورت کاملا حرفه‌ای کسب و کار را مدیریت نمود. برخی از خصوصیات نرم افزار راهکاران ابری عبارت است از:
• پشتیبانی از حسابداری مالیاتی و ارایه گزارش‌های قانونی مالیات بر ارزش افزوده
• تسهیل در ارایه گزارشات اظهارنامه‌های مالیاتی و گرازش‌های خرید و فروش فصلی
• سهولت ثبت عملیات طی دوره و پایان دوره
• مدیریت حقوق و حق الزحمه‌ها
• امکان معرفی حساب‌های بانکی بر روی نرم افزار (بانکداری آنلاین)
• امکان صدور فاکتور و پرداخت آن به صورت آنلاین
• امکان اتصال به دستگاه‌های کارتخوان
• قابلیت به کارگیری از دستگاه‌های بارکد خوان
• گزارش دهی IFRS
• استفاده از امکانات نرم افزارهای مالی در برنامه اکسل
• به روزسانی نرم افزار به صورت کاملا خودکار
• امکان دسترسی به اطلاعات شرکت بدون محدودیت زمانی و مکانی
• حفظ و نگهداری اطلاعات بنگاه اقتصادی در محیطی امن
• دارای پشتیبانی قوی و 24 ساعته

کلام آخر 

ثبت و نگهداری اسناد حسابداری از وظایف بسیار مهم حسابداران در هر واحد تجاری به حساب می‌آید، بنابراین پاسخ سوال چه نرم افزار حسابداری برای شرکتم بخرم؟ بسیار حایز اهمیت است. در مقاله در ارتباط با دلایل استفاده از نرم افزار حسابداری و ویژگی‌های آن اشاراتی نمودیم، هم‌چنین به معرفی نرم افزار حسابداری نیز پرداختیم. با تهیه یک نرم افزار حسابداری به روز و متناسب با نوع فعالیت کسب و کار است که می‌توان فعالیت شرکت را مدیریت نمود.